Antagen av Kommunstyrelsen 8 februari 2023 § 27, reviderad av kommunstyrelsen 4 februari 2026 § 10

Detta är ett styrdokument. Texten på sidan är en kopia av originalhandlingen. Vissa redaktionella ändringar kan ha gjorts och dekorativa bilder kan ha tagits bort. Kontakta kommun@vara.se om du vill ta del av originalhandlingen.

Innehållsförteckning

1. Bakgrund och syfte
2. Skydd för visselblåsare enligt visselblåsarlagen
3. Beskrivning av visselblåserfunktionen i Vara kommun

Bakgrund och syfte

Aktuell lagstiftning

I syfte att skydda personer som rapporterar om missförhållanden finns lagen (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (visselblåsarlagen) (benämns i detta dokument fortsättningsvis som ”lagen”). Lagen reglerar i huvudsak skydd för visselblåsare och ställer krav på att verksamhetsutövare med fler än 50 anställda är skyldig att ha interna rapporteringskanaler för visselblåsning som ska vara självständiga och oberoende.

Av lagen framgår att det ska finnas rutiner och systematik för hur kommunen tar emot anmälningar. Kommuner får dela interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning med andra kommuner samt kommunala bolag, stiftelser och föreningar som också omfattas av skyldigheten att ha kanaler och förfaranden.

Vid sidan av lagen om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden har det införts omfattande och delvis mycket stark sekretess för den som anmäler, verksamhetsutövaren och personer som omnämns i ett ärende. Dessa regler innebär ofta att s.k. visselblåsarärenden inte kan hanteras och redogöras för på samma sätt om andra ärenden. Att det är på det viset är avsiktligt och syftet är att skydda de personer som är inblandade i visselblåsarärendet.

Vad är en visselblåsning?

Ett visselblåsarärende kännetecknas av att visselblåsaren rapporterar om missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram. Som missförhållande av allmänintresse räknas till exempel slöseri med allmänna medel, brott mot interna principer av allmänintresse, ageranden som strider mot EU-rättsakter, brottsliga handlingar och brott mot myndighetsföreskrifter eller skydd för liv, hälsa och miljö.
I visselblåsardirektivet (2019/1937/EU), artikel 2.1 a, har nedanstående områden ansetts vara av betydelse för samhället i stort och för medborgarna. Därav följer att missförhållanden inom just dessa utpekade områden särskilt omfattas av det ovan nämnda allmänintresset:

• Offentlig upphandling
• Finansiella tjänster, produkter och marknader, och förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism
• Produktsäkerhet och produktöverensstämmelse
• Transportsäkerhet
• Strålskydd och kärnsäkerhet 4
• Livsmedels- och fodersäkerhet, djurs hälsa och välbefinnande
• Folkhälsa
• Konsumentskydd
• Skydd av privatlivet och personuppgifter samt säkerhet i nätverks- och informationssystem

Vidare ska visselblåsaren ha skälig anledning att anta att informationen som ligger till grund för visselblåsningen är sann och ska i princip utgöras av förstahandsinformation. Rapporteringen ska syfta till att man ska kunna komma till rätta med och avhjälpa missförhållandena.

Vem kan visselblåsa?

De rapporterande personer som skyddas av lagen definieras i lagstiftningen enligt nedanstående:

• Arbetstagare och arbetssökande
• Volontärarbetare (och sökande)
• Praktikant (och sökande)
• Annan person som utför arbete under verksamhetsutövarens kontroll och ledning (t.ex. konsult)
• Egen företagare som söker eller utför uppdrag
• Personer i ett företags styrelse (motsvarande)
• Aktieägare som är verksamma i bolaget
• Personer som har tillhört någon av kategorierna ovan

Enligt lagstiftningen omfattas alltså inte en förtroendevald av skyddet.

Skydd för visselblåsare enligt visselblåsarlagen

Skydd i form av ansvarsfrihet

I 2 kap. 1 § visselblåsarlagen regleras en viss ansvarsfrihet vid rapportering enligt visselblåsarlagen. Visselblåsaren får inte göras ansvarig för att ha åsidosatt tystnadsplikt, under förutsättning att personen vid rapporteringen hade skälig anledning att anta att rapporteringen av informationen var nödvändig för att avslöja det rapporterade missförhållandet.

Ansvarsfriheten gäller dock inte vid uppsåtligt brott mot s k kvalificerad tystnadsplikt såsom känsliga uppgifter inom hälso- och sjukvården eller tystnadsplikt enligt lagen (1971:1078) om försvarsuppfinningar. Med kvalificerad tystnadsplikt avses tystnadsplikt som inskränker rätten enligt tryckfrihetsförordningen eller yttrandefrihetsgrundlagen att meddela och offentliggöra uppgifter. Vilka tystnadsplikter som är kvalificerade framgår av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Skydd mot hindrande åtgärder och repressalier

I 3 kap. visselblåsarlagen finns reglering för skydd mot hindrande åtgärder och repressalier för en visselblåsare. En verksamhetsutövare får inte hindra eller försöka hindra rapportering. Likaså är alla former av repressalier förbjudna. En repressalieåtgärd definieras som en åtgärd eller underlåtenhet som vidtas eller inte vidtas på grund av att den rapporterande personen har rapporterat och som ger upphov till eller kan ge upphov till en skada för den rapporterande personen.

Hur rapporteras en visselblåsning

Visselblåsarlagen ställer krav på att verksamhetsutövaren ska lämna tydlig och lättillgänglig information om hur rapportering ska göras via de interna rapporteringskanalerna, hur rapportering ska göras till behöriga myndigheter via de externa rapporteringskanalerna och information om meddelarfrihet, anskaffarfrihet samt efterforsknings- och repressalieförbud.

Intern rapporteringskanal

Interna rapporteringskanaler är de kanaler som kommuner och regioner själva upprättar och de omfattar missförhållanden i den egna verksamheten. Dessa kan vara helt eller delvis i egen regi med egen personal eller upphandlas helt eller delvis genom att tjänsten utförs av en extern leverantör.

Extern rapporteringskanal

För visselblåsning via externa rapporteringskanaler kontaktas behörig myndighet. Regeringen har utsett ett antal myndigheter som ska kunna ta emot visselblåsningar i de externa rapporteringskanalerna till exempel Arbetsmiljöverket, Ekobrottsmyndigheten, Finansinspektionen, Konkurrensverket, Skatteverket, Naturvårdsverket med flera.
Under vissa förutsättningar gäller skyddet också om visselblåsaren rapporterar externt till en myndighet på annat sätt än via externa rapporteringskanaler. I dessa fall krävs att någon av nedanstående alternativa förutsättningar är uppfyllda:

• Visselblåsaren har först rapporterat via intern rapporteringskanal och mottagaren inte vidtagit skäliga uppföljningsåtgärder.
• Visselblåsaren har skälig anledning att anta att missförhållandet utgör en överhängande risk eller uppenbar fara för liv, hälsa eller säkerhet eller risk för omfattande skada i miljön eller av annat skäl har befogad anledning att rapportera till myndigheten.
• Visselblåsaren har skälig anledning att anta att en intern rapportering skulle innebära en risk för repressalier eller leda till att missförhållandet sannolikt inte skulle avhjälpas på ett effektivt sätt.

Beskrivning av visselblåsarfunktionen i Vara kommun

Rapportering

Visselblåsningar rapporteras via en tjänst som tillhandahålls av extern leverantör. Leverantören gör en initial bedömning av det som har rapporterats in. Av bedömningen framgår om ärendet uppfyller lagens krav för att vara ett visselblåsarärende. Om ärendet inte uppfyller dessa krav hänvisas rapportören till ordinarie kanaler såsom närmaste chef, HR eller relevant tillsynsmyndighet. Den externa hanteringen inklusive tillhörande it-system säkerställer att en visselblåsning handläggs i enlighet med offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. En visselblåsare kan välja att vara anonym eller välja att ange kontaktuppgifter som kan identifiera denne.

Om ärendet uppfyller kraven enligt lagen överlämnas visselblåsarärendet till kommunens interna utredningsgrupp (se nedan).

Vara kommuns interna utredningsgrupp

Den interna utredningsgruppen, d.v.s. de, med lagens uttryck, oberoende och självständiga personer eller enheter som är behöriga i enlighet med 5 kap. 5 § lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden, består av kommunjurist, HR-chef samt kansli- och beredskapschef. Vid behov beslutar gruppen om att konsultera ytterligare kompetenser per ärende, exempelvis ekonomifunktion.
Om en visselblåsning rör en person i den interna utredningsgruppen eller om en person i gruppen av annan anledning inte är att anse som oberoende ska denna inte delta i handläggningen av det ärendet. Det åligger personen i fråga att anmäla jäv.

Utredning av rapporterade missförhållanden

Den externa leverantörens bedömning tas emot av den interna utredningsgruppen.
Beslut om att inleda utredning med anledning av rapporterat missförhållande fattas av kommunjurist och vid dennes utevaro HR-chef. Den interna utredningsgruppen utgör ett stöd inför beslutet om att inleda utredning.

Om ytterligare utredning behövs beställs denna av den externa leverantören. Utredningen utförs av den externa leverantören eller till den knuten underleverantör och resulterar i en dokumenterad bedömning samt en rekommendation om vilka åtgärder som bör vidtas.

Den externa leverantören lämnar över utredningen till den interna utredningsgruppen i Vara kommun.

Den interna utredningsgruppen är också behörig att själv utreda frågan helt eller delvis för att sedan lämna över frågan till respektive verksamhet för vidare åtgärder. Detta kan till exempel motiveras av utredningsekonomiska skäl när frågans karaktär bedöms vara sådan att det kan anses tillräckligt. Detta avgörs av den interna utredningsgruppen.

En utredning av rapporterade missförhållanden ska sammanfattas i en rapport. Rapporten ska innehålla förslag till åtgärder.

Åtgärder med anledning av missförhållanden

Förslag till åtgärder avseende utredningen efter att rapporten är färdigställd lämnas till berörd verksamhet för vidare åtgärder och hantering av ärendet. Ansvar för att vidta eventuella åtgärder hanteras inom berörd verksamhet och i möjligaste mån inom ordinarie arbetssätt. Rapporten med förslag till åtgärder kan därför exempelvis lämnas till närmaste chef, områdeschef eller sektorschef, beroende på ärendets karaktär. Åtgärder som avser en förtroendevald lämnas i första hand till kommunstyrelsen. Om detta inte bedöms lämpligt p.g.a. ärendets karaktär, exempelvis på grund av jäv, kan överlämning göras till kommunfullmäktiges presidium.

Den interna utredningsgruppens uppgift är att i möjligaste mån följa kommunens ordinarie beslutsstruktur men har i denna uppgift behörighet att göra de bedömningar som är bäst lämpade utifrån det aktuella ärendet.

Åtgärder avseende kommundirektören lämnas i första hand till kommunstyrelsens personalutskott. Utskottet avgör om ärendet behöver lyftas i kommunstyrelsen.

Om utredningen inte föreslår några åtgärder behöver inte överlämning av ärendet göras. Däremot kan gruppen ta med allmänna erfarenheter från ärendet till de rutinmässiga årsrapporterna till kommunstyrelsen. Dessutom kan övergripande uppgifter om frågor och problem som behöver uppmärksammas löpande lämnas vidare till respektive förvaltning.

Återkoppling

Visselblåsaren har inom tre månader rätt till återkoppling om åtgärder som vidtagits till följd av visselblåsningen och om skälen för dessa. Återkopplingen ska ske i skälig omfattning.

Rapportering till kommunstyrelsen

Avslutade ärenden dokumenteras löpande i en logglista där det framgår datum när rapporten kom in, diarienummer, berörd förvaltning, hantering av rapporten (d.v.s. om rapporten skickas vidare till verksamhet för eventuella åtgärder) samt datum för avslut.

Kommunstyrelsen delges en övergripande rapport första kvartalet varje år avseende föregående år. Rapporten innehåller antal ärenden fördelat på kommunens nämnder och en fördelning av vilka ärenden som uppfyllt kraven enligt lagen och vilka ärenden som inte gjort det. I denna rapport lämnar också kommunjuristen utredningsgruppens övergripande erfarenheter från visselblåsarärendena. Särskilt ska uppgifter om mer frekventa och systematiska brister rapporteras.

Rapporten ska formuleras på ett sådant sätt att sekretessen i ärendena upprätthålls. Att sekretessen upprätthålls är prioriterat framför övriga krav. Rapportintervallet om ett år kan förlängas om det är motiverat av sekretesskäl.

Sekretess

Visselblåsarlagen ställer krav på att endast personer som har utsetts som behöriga eller personer som arbetar vid enheter som har utsetts som behöriga att ta emot, följa upp och lämna återkoppling på rapporter får ha tillgång till personuppgifter som behandlas i ett uppföljningsärende.

Enligt 32 kap. 3 b § och 17 kap. 3 b § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) finns sekretessbestämmelser som gäller ärenden som omfattas av visselblåsarlagen i syfte att skydda den rapporterande personens identitet, andra personer som förekommer i utredningen eller verksamheten som sådan.

Diarieföring och arkivering

Diarieföring och arkivering hanteras enligt med dokumenthanteringsplanen för kommunstyrelsen