Policy för förtroendevaldas besök i kommunens verksamheter

Fastställd av kommunfullmäktige 2018-11-26 § 86

Innehållsförteckning

1. Inledning
2. Utgångspunkter vid information och verksamhetsbesök
3. Nämnders verksamhetsbesök
4. Information från verksamheterna
5. Partiers verksamhetsbesök
6. Arvode

Inledning

Vara kommun är en politisk styrd organisation. Detta innebär att förtroendevalda i kommunfullmäktige, styrelser och nämnder har möjlighet att informera sig om verksamheten genom att ta kontakt med verksamhetsföreträdare eller genomföra besök i verksamheten.

Det är dock viktigt att komma ihåg att man vid verksamhetsbesöken är just en besökare, och att besöken enbart är avsedda att vara ett komplement till den ordinarie inhämtningen av information.

I första hand inhämtas information genom inläsning av nämndens handlingar och övriga styrande dokument samt föredragningar av ärenden och information från verksamhetsföreträdarna.

Utgångspunkter vid information och verksamhetsbesök

Det är positivt att förtroendevalda i Vara kommun tillvaratar möjligheten att informera sig om kommunens verksamheter genom att ta kontakt med verksamhetsföreträdare eller genomföra besök i verksamheten.

Det är dock även viktigt att verksamhetsinformation eller besök kan genomföras utan att det blir en påtaglig belastning på den ordinarie verksamheten.

Verksamhetsföreträdare ska alltid prioritera det ordinarie arbetet och information eller verksamhetsbesök ska enbart genomföras om verksamheten klarar av det.

Flera av kommunens verksamheter riktas även mot enskilda individer.

Syftet med verksamhetsbesöken ska vara att lära sig mer om hur verksamheten fungerar. Det är inte tillåtet att diskutera eller föra ut politiska, religiösa, kulturella budskap eller ideologier i samband med besöken. Överhuvudtaget får samtal med elever, brukare eller anhöriga enbart föras i en omfattning och på ett sätt som inte riskerar att inkräkta på deras personliga integritet.

Var och en i Sverige är genom grundlagen skyddad gentemot det allmänna mot betydande intrång i den personliga integriteten och ingen får av det allmänna tvingas att ge till känna sin åskådning i politiskt, religiöst, kulturellt eller annat sådant hänseende eller att delta i sammankomst för opinionsbildning eller i demonstration eller annan meningsyttring.

Det som för kommunen är en verksamhet, kan för den enskilda individen vara dess hem, den skola där den är tvungen att vara på grund av sin lagstadgade skolplikt eller på annat sätt vara dess fasta punkt i tillvaron.

Det är av yttersta vikt att verksamhetsbesöken genomförs med respekt för de individer som finns där och för deras personliga integritet.

Alla har rätt till sin privata sfär och verksamhetsbesök får aldrig inkräkta på den. Den ansvarige enhetschefen ska omedelbart avbryta ett verksamhetsbesök om det innebär fara för intrång i den personliga integriteten för personal, brukare, anhöriga, elever eller andra medborgare.

Nämnders verksamhetsbesök

En nämnd kan ha beslutat om egna rutiner/planer för planerade verksamhetsbesök för nämndens ledamöter och ersättare. Dessa besök kan bland annat ske genom att en ledamot tilldelas en verksamhet att besöka där besöket sen ska redovisas för nämnden. Verksamhetsbesök kan också ske
genom att nämndsmöten förläggs på plats i verksamheten där ansvarig verksamhetschef kallas att delta för att informera nämnden om verksamhetens arbete och ansvarsområden.

Om en nämndsledamot har önskemål om att genomföra ett verksamhetsbesök eller få information om en verksamhet i samband med ett nämndsammanträde ska ordföranden meddelas om detta.

Ordföranden tar i sin tur kontakt med förvaltningschefen om genomförande.

Enhetschefen för verksamheten som besöks är ansvarig vid verksamhetsbesöket.

Information från verksamheterna

Ett sätt för förtroendevalda i Vara kommun att få fördjupad information om kommunens verksamheter är att bjuda in verksamhetsföreträdare till ett möte i partigruppen.

Syftet med information direkt från verksamhetsföreträdaren är att partigrupperna ska få möjlighet att lära sig mer om hur verksamheten fungerar och bedrivs samt att kunna ställa frågor direkt till verksamhetschefen.

För att bjuda in en verksamhetsföreträdare till ett partigruppsmöte ska en representant från partiet kontakta berörd enhetschef. Enhetschefen beslutar själv om möjligheten till deltagande och alltid med utgångspunkt i objektivitetsprincipen.

Partiers verksamhetsbesök

Alla politiska partier som är representerade i kommunfullmäktige är välkomna på egna verksamhetsbesök.

Om ett parti har önskemål om att genomföra ett verksamhetsbesök ska den kontakta den ansvariga enhetschefen om detta.

Enhetschefen beslutar om och när verksamhetsbesök kan genomföras med hänsyn till:

• att besöket kan genomföras på ett sätt som inte riskerar att inkräkta på personalens, brukarnas, anhörigas, elevers och andra medborgares integritet.
• att det passar för verksamheten vid det aktuella tillfället och att det inte riskerar att utgöra en belastning för verksamheten.
• att partiet behandlas enligt objektivitetsprincipen, vilket innebär att alla förfrågningar om verksamhetsbesök ska behandlas lika.

För att verksamhetsbesök inte ska riskera att bli en belastning på den ordinarie verksamheten begränsas partiernas egna verksamhetsbesök till som mest ett besök per enhet och år.

Det år kommunval äger rum ska inga partibesök i verksamheten förekomma.

Arvode

De planerade verksamhetsbesöken utifrån nämndens antagna plan/rutin arvoderas i enlighet med de av kommunfullmäktige antagna arvodesreglerna.

De politiska partiernas egna verksamhetsbesök arvoderas inte.