Offentliga handlingar och kommunens arkiv

Här kan du läsa mer om hur du gör för att ta del av offentliga handlingar och hur kommunens offentliga handlingar förvaras för framtiden.

Tryckfrihetsförordningen är en av Sveriges grundlagar. Den ger dig en unik insyn i all offentlig verksamhet och brukar kallas offentlighetsprincipen.

Offentlighetsprincipen – rör den mig?

Ja, i högsta grad. För att du ska kunna använda dina medborgerliga rättigheter är det nödvändigt att känna till vad offentlighetsprincipen innebär, nämligen: Rätten för alla, svenskar och utländska medborgare, att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar. Syftet är att ge dig insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter Vara kommun. På så sätt har du också möjlighet att påverka verksamheten. Denna rättighet har i princip funnits i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

Hur gör jag för att begära ut en handling?

Allmänna handlingar går att begära ut. Du som önskar ta del av handlingen kontaktar kommunen på det sätt du tycker är bäst och efterfrågar de underlag som du vill ta del av. Det kan vara bra att vara så tydlig som möjligt i formuleringen av det du vill ta del av.

Du kan vara anonym och kommunen får inte efterfråga vem du är eller vad uppgifterna ska användas till. Om uppgifterna som du begär ut omfattas av sekretess kan det bli aktuellt att efterfråga vem du är för att kunna avgöra om de handlingar som du begär ut kan utlämnas eller inte.

Vad är allmänna handlingar?

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslut med mera. Men det kan också handla om e-post, video- eller bandupptagningar.

En kommunal handling kan vara allmän, eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial. Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till eller upprättas av kommunen och förvaras där. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem.

Även all din egen korrespondens (brev, fax, e-post och så vidare) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra. Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.

Kommunens arkiv

Kommunarkivet sköter långtidsförvaringen av kommunens dokument. Här finns kommunala protokoll och handlingar från 1860-talet och framåt men också skolbetyg, klasslistor och mycket mer.

Handlingar lånas ej ut från arkivet annat än för kommunens verksamhet. Kopior kan fås av handlingar mot en viss avgift.

Webbarkivet

Varas kommunarkiv är en helt unik samling med gamla handlingar, texter, fotografier och ljudupptagningar. Allt sökbart och digitaliserat!

Varas webbarkiv Länk till annan webbplats.